Cos’è il Visual Management e quali strumenti usare in produzione

In molti reparti produttivi le informazioni esistono, ma non sono disponibili nel luogo e nel momento in cui servono. Gli operatori devono cercarle e i responsabili rilevano gli scostamenti in ritardo, con il rischio di intervenire troppo tardi su anomalie, priorità e carenze di materiali.

Il Visual Management risponde a questa esigenza rendendo immediatamente visibili gli elementi essenziali del processo, come lo stato della produzione e le priorità operative, attraverso colori, simboli, segnali, lavagne, etichette e altri supporti visivi.
In questo articolo vedremo che cos’è il Visual Management, quali vantaggi può portare in produzione, quali strumenti utilizzare e quali criteri considerare per introdurlo in modo efficace. Analizzeremo inoltre un caso applicativo concreto.
 

Il Visual Management è un sistema di gestione che utilizza segnali, colori, simboli, indicatori e supporti visivi per rendere immediatamente comprensibile lo stato di un processo.

Il suo obiettivo non è semplicemente presentare le informazioni in forma grafica. Un sistema visuale efficace deve aiutare operatori e responsabili a riconoscere rapidamente se il processo sta funzionando secondo lo standard e, in caso contrario, quale intervento è necessario.

Osservando una postazione, una lavagna di reparto o un’area di magazzino, dovrebbe essere possibile capire in pochi istanti se manca un materiale, se un ordine è in ritardo, se un’attrezzatura non si trova nella posizione prevista o se è presente una condizione anomala.

Il Visual Management serve quindi a rendere visibili:

• • le condizioni normali del processo;
• • gli scostamenti rispetto allo standard;
• • le priorità operative;
• • le responsabilità;
• • le azioni da intraprendere.

Questa capacità di distinguere immediatamente la situazione attesa da quella reale è uno dei principi centrali della Lean Production. Quando le informazioni sono collocate direttamente nel luogo in cui si svolge il lavoro, il controllo del processo diventa più semplice, rapido e condiviso.
 

Applicato correttamente, il Visual Management rende i processi più leggibili e facilita il lavoro quotidiano di operatori e responsabili di produzione.

Informazioni più rapide e comprensibili

Le informazioni essenziali vengono collocate vicino al punto di utilizzo e presentate in modo immediato. Questo riduce il tempo necessario per cercare dati, istruzioni, materiali o attrezzature.

Anomalie visibili prima che diventino problemi

Ritardi, carenze, difetti, blocchi del flusso e condizioni non sicure diventano più facili da riconoscere. Intervenire rapidamente permette di contenere gli effetti dell’anomalia prima che si ripercuota sul resto del processo.

Maggiore standardizzazione del lavoro

I riferimenti visivi aiutano a chiarire come deve essere svolta un’attività e quale deve essere la condizione corretta di una postazione. In questo modo si riducono le interpretazioni individuali e si favorisce una maggiore uniformità tra operatori, turni e reparti.

Migliore coordinamento del reparto

Lavagne, indicatori e segnali visivi rendono più chiare le priorità e lo stato di avanzamento delle attività. Responsabili e operatori possono quindi condividere più facilmente informazioni e azioni da intraprendere.

Più sicurezza e ordine negli ambienti di lavoro

La gestione visiva contribuisce anche a rendere più comprensibili percorsi, aree operative, zone di stoccaggio e situazioni di rischio. Un ambiente ordinato e ben segnalato facilita il lavoro e riduce la probabilità di errori o comportamenti non sicuri.
 

Non esiste uno strumento adatto a ogni processo. I visual management tools devono essere scelti in base all’informazione da comunicare, al luogo in cui serve e all’azione che devono attivare. Possono essere integrati sia nelle linee di produzione Lean sia nelle aree logistiche e di magazzino.
 

Lavagne di reparto e pannelli visuali

Le lavagne di reparto permettono di condividere KPI, avanzamento degli ordini, priorità, problemi e azioni correttive. Possono inoltre supportare le riunioni giornaliere attraverso pannelli SQCDP o strutture analoghe.
Per essere efficaci devono mostrare poche informazioni rilevanti, avere una frequenza di aggiornamento definita e indicare chiaramente chi deve intervenire in presenza di uno scostamento.

Cartellini Kanban per il controllo dei materiali

I cartellini Kanban sono segnali fisici o digitali che autorizzano la produzione, il prelievo o il reintegro di un materiale in base al consumo reale. Possono riportare il codice del componente, la quantità, il contenitore, il punto di prelievo e la destinazione.

Nel metodo Kanban, il cartellino non è quindi una semplice etichetta: è il segnale operativo che collega il consumo al rifornimento e contribuisce a regolare il flusso dei materiali.

Segnaletica orizzontale per magazzini e aree produttive

La segnaletica orizzontale per magazzini consente di delimitare aree di stoccaggio, corsie pedonali, percorsi dei mezzi, zone di carico e scarico e spazi destinati a pallet, carrelli e contenitori.
La segnaletica orizzontale aziendale interna può essere utilizzata anche nelle aree produttive per identificare postazioni, zone di attesa e spazi riservati ai materiali conformi o non conformi. Colori e simboli devono avere un significato coerente in tutto lo stabilimento, così da non creare interpretazioni differenti tra reparti.
Questi strumenti diventano particolarmente efficaci quando sono coordinati con le soluzioni per la logistica e con l’organizzazione del material handling, perché rendono visibile anche il modo in cui materiali e mezzi devono muoversi all’interno dell’azienda.

Segnaletica di emergenza e sicurezza

La segnaletica di emergenza indica uscite e percorsi di esodo, punti di raccolta, dispositivi antincendio e presidi di pronto soccorso. A questa si aggiungono i segnali destinati a evidenziare divieti, ostacoli e aree pericolose.
A differenza degli strumenti utilizzati per controllare la produzione, la segnaletica obbligatoria deve rispettare le disposizioni normative applicabili e non può essere definita soltanto secondo criteri estetici o organizzativi.

Etichette, codici colore e identificazione delle aree

Etichette e codici colore facilitano l’identificazione di scaffali, contenitori, materiali, attrezzature e postazioni. Ogni colore deve però avere un significato univoco, conosciuto dagli operatori e applicato in modo uniforme.

Shadow board e supporti per utensili

Le shadow board e i pannelli sagomati mostrano la posizione corretta di ogni utensile. La presenza di uno spazio vuoto rende immediatamente evidente un elemento mancante, riducendo i tempi di ricerca e supportando l’applicazione delle 5S.

Andon, display e dashboard digitali

Andon, display e dashboard comunicano in tempo reale fermate, richieste di assistenza, quantità prodotte, stato delle linee e scostamenti rispetto al piano. Rendono così più rapido il riconoscimento dei problemi e l’intervento delle persone responsabili.
 

Visual Management fisico o digitale: sistemi che coesistono

Gli strumenti fisici sono particolarmente efficaci per organizzare postazioni, percorsi, materiali e attrezzature direttamente sul luogo di lavoro. Quelli digitali permettono invece di aggiornare automaticamente i dati, aggregare indicatori e monitorare più linee o reparti.

Le due modalità non si escludono: in molti stabilimenti, un sistema ibrido consente di portare sul campo le informazioni operative e, nello stesso tempo, offrire ai responsabili una visione complessiva delle prestazioni.

L’introduzione del Visual Management dovrebbe partire dall’osservazione diretta del processo, non dalla scelta di una lavagna o di un altro supporto. Prima di intervenire è necessario capire quali informazioni oggi non sono visibili, chi ne ha bisogno e quali problemi ne derivano.

Progettare un sistema di Visual Management efficace

Un sistema di Visual Management efficace deve essere progettato in funzione dei flussi, degli spazi e delle persone che lo utilizzeranno. Occorre definire quali informazioni mostrare, dove collocarle, con quale frequenza aggiornarle e quale azione deve seguire alla comparsa di uno scostamento. È inoltre importante coinvolgere gli operatori, adottare codici visivi coerenti e integrare gli strumenti con il layout e l’organizzazione delle postazioni.

Un percorso efficace può essere articolato nei seguenti passaggi:

• 1. osservare il processo direttamente sul campo;
• 2. individuare dati, standard e anomalie che devono diventare più visibili;
• 3. selezionare pochi strumenti coerenti con il problema;
• 4. sperimentare la soluzione in un’area pilota;
• 5. verificare i risultati e standardizzare il sistema.

Per valutare l’efficacia dell’intervento si possono osservare indicatori chiari, come i tempi di ricerca, gli errori di prelievo, le mancanze di materiale, il tempo di risposta alle anomalie o il livello di aggiornamento delle lavagne.

Per queste attività Lean Lab Solutions opera insieme a New Value, ramo consulenziale e strategico di New Value Group che supporta le aziende nell’analisi dei processi e nella progettazione di soluzioni operative Lean. Una volta definita la soluzione, LLS può occuparsi della realizzazione delle soluzioni per la Lean Production, traducendo il progetto in strutture, postazioni e sistemi concretamente utilizzabili in reparto.

Nel caso di Sivantos Suzhou, stabilimento specializzato nell’assemblaggio e nel collaudo di componenti ad alta precisione per apparecchi acustici, l’intervento ha interessato la linea di produzione Face Plate, individuata come area modello per l’applicazione dei principi Smart-Lean.

Il visual management rappresentava una delle componenti di un progetto più ampio, finalizzato a migliorare il flusso produttivo, l’ergonomia delle postazioni, l’efficienza degli operatori e il sistema di movimentazione e rifornimento dei materiali. Il processo iniziale risultava infatti frammentato tra diverse postazioni, con frequenti movimentazioni manuali, layout non uniformi e una limitata sincronizzazione tra produzione e logistica.

Nell’ambito della riorganizzazione del flusso sono state introdotte corsie FIFO e soluzioni di controllo visivo, utili a rendere più immediata la comprensione dell’avanzamento dei materiali lungo la linea. Parallelamente, il posizionamento degli strumenti nelle postazioni è stato standardizzato attraverso template visivi, con l’obiettivo di facilitare il lavoro degli operatori, ridurre i movimenti non necessari e rendere più riconoscibili le corrette modalità operative.

L’intervento dimostra quindi come il visual management possa supportare un progetto complessivo di ottimizzazione della produzione, contribuendo a rendere il flusso, le postazioni e le prestazioni della linea più visibili e controllabili. Secondo i dati riportati nel caso studio, il progetto ha portato a un incremento della produttività del 24%, a una riduzione del 50% delle attività a non valore aggiunto e a una riduzione del 13% della manodopera necessaria, oltre alla completa standardizzazione ergonomica delle postazioni e a una maggiore visibilità delle prestazioni della linea.
 

Il Visual Management perde efficacia quando viene trattato come un semplice intervento grafico o organizzativo. Occorre sempre tenere a mente che l’obiettivo è rendere più semplice riconoscere lo standard, individuare uno scostamento e sapere come intervenire.

Tra gli errori più comuni rientrano:

• inserire troppe informazioni nello stesso supporto, rendendolo difficile da leggere;
• utilizzare colori e simboli senza una codifica coerente;
• mostrare dati non aggiornati o privi di un responsabile;
• collocare le informazioni lontano dal punto in cui servono;
• segnalare un’anomalia senza definire l’azione conseguente;
• applicare la stessa soluzione a reparti con flussi ed esigenze differenti;
• progettare il sistema senza coinvolgere gli operatori;
• confondere l’ordine estetico con il controllo visivo del processo.

Anche il sistema meglio progettato deve essere verificato nel tempo. Se lavagne, segnalazioni o standard non vengono utilizzati durante il lavoro quotidiano, è necessario rivederne contenuti, posizione o modalità di aggiornamento.
 

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